Novità in tema di obblighi di tracciabilità dei pagamenti per le spese di trasferta e rappresentanza

Desideriamo informarvi sulle recenti e significative modifiche agli obblighi di tracciabilità dei pagamenti, introdotte dal Decreto Legge n. 84/2025, entrato in vigore il 18 giugno 2025. Tali modifiche intervengono sugli obblighi già previsti dalla Legge di Bilancio n. 207/2024. È fondamentale notare che queste novità impatteranno per la prima volta il Modello REDDITI 2026, in quanto la loro applicazione decorre dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024 (quindi dal 2025 per i soggetti “solari”).

Le modifiche riguardano specificamente le spese di vitto e alloggio, viaggio e trasporto, inclusi gli autoservizi pubblici non di linea (come taxi e NCC). Inoltre, sono soggette a questi obblighi anche le spese di rappresentanza e gli omaggi ai clienti.

Punti chiave delle novità:

• Obbligo di tracciabilità per deducibilità e non imponibilità: Per garantire la non imponibilità delle somme rimborsate a dipendenti o lavoratori autonomi e la deducibilità degli oneri per l’impresa o il professionista, le spese menzionate, se sostenute nel territorio dello Stato, devono essere pagate con strumenti che ne consentano la tracciabilità.
• Spese sostenute all’estero: Una semplificazione importante è che l’obbligo di pagamento con strumenti tracciabili si applica solamente alle spese sostenute in Italia. Di conseguenza, le spese sostenute al di fuori del territorio italiano possono continuare ad essere effettuate in contanti o con altri strumenti specifici.
• Mezzi di pagamento ammessi: Sono considerati tracciabili il versamento bancario o postale (es. bonifico, assegno), il telepedaggio collegato a un IBAN (es. Telepass), le carte di credito o debito (bancomat), e i pagamenti tramite app di moneta elettronica collegata a un IBAN (es. Satispay). Il contante e alcuni circuiti di credito commerciale non sono ammessi.
• Decorrenza specificali degli obblighi di tracciabilità dei pagamenti delle spese di rappresentanza e per omaggi: Per i titolari di reddito d’impresa tali obblighi si applicano dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024 (si tratta del 2025, per i soggetti “solari”). Per gli esercenti arti e professioni, gli obblighi di tracciabilità delle spese di rappresentanza e per omaggi, e per le spese di trasferta sostenute direttamente, si applicano a quelle sostenute a partire dal 18 giugno 2025.

È importante sottolineare che questi nuovi obblighi si aggiungono, e non sostituiscono, agli oneri documentali già previsti dalle disposizioni vigenti.

Studio Alcor è a vostra completa disposizione per ogni chiarimento in merito.

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